Современное управление затратами на печать – Managed Print Services
Затраты на печать по статистике могут составлять от 1 до 7 % бюджета компании, и отказаться полностью от них невозможно. Бумага, картриджи, ремонт и обслуживание оборудования – на это нужны деньги. Логично, что грамотные руководители хотят грамотно оптимизировать расходы на печать, сэкономив в итоге приличную сумму.
Всё большую популярность набирает Managed Print Service (MPS) — это комплексное управление инфраструктурой печати. Эта услуга считается весьма перспективной, поскольку позволяет сократить затраты на печать с учётом специфики компании. На Западе преимущественно практикуется аутсорсинг услуг печати, техника берётся в лизинг либо в аренду. Российский же рынок имеет свои особенности. Все связанные с печатью в организации процессы можно передать на аутсорсинг. Наша компания специализируется и на аутсорсинге печати, и на аренде печатной техники.
Мы оптимизируем процессы, формируя гибкую и полноценную политику печати. MPS-услуги радикально отличаются от абонементной или разовой поддержки печатной техники. Комплексное управление инфраструктурой печати позволяет снизить затраты, обеспечивая при этом качественную и, что очень важно, бесперебойную печать.
Процессы MPS
- анализ текущих затрат;
- поставка запасных частей и расходных материалов, их установка;
- профилактические работы, временная подмена неисправного оборудования, ремонт;
- контроль расходов, статистика по количеству копий и прочим расходам;
- обеспечение безопасности информации;
- администрирование прав пользователей;
- единая служба техподдержки;
- оптимизация парка оборудования для печати.
MPS в первую очередь обеспечивает управление документооборотом и сокращение расходов на печать. При этом попутно выполняются и другие задачи, не менее важные:
- повышение производительности труда: сотрудники тратят меньше времени на печать, логисты, начальники отделов – на закупки, руководители и специалисты – на управление процессами.
- Формирование политики (стратегии) управления процессами печати исходя из потребностей компании с помощью специальных средств. Так, практикуется выделение квот, а именно: задаётся конкретный объём печати на департамент (отдел) за конкретный период. Ограничения могут быть разными: в виде заданной суммы, за пределы которой нельзя выходить, как ограничение количества копий, на цветную печать.
- Предоставление всех услуг одним центром компетенции.
- Безопасность документооборота за счёт контроля доступа к документации и печатной технике, авторизации пользователей, применения разнообразных средств мониторинга печати.
- Ускорение и оптимизация документооборота в организации. Тандемная и кластерная печать, быстрая передача документов, печать Follow Me, сканирование бумаг вместо копирования – это позволяет существенно ускорить документооборот.
- Вывод непрофильных активов. При передаче печати на аутсорсинг расходы компании становятся прозрачными, кроме того, становятся лучше финансовые показатели – ведь вы экономите значительные средства на содержании оборудования.
Дополнительные задачи MPS
Безопасность
Обеспечение безопасности информации считается одной из самых значимых в любой компании. Сейчас существует множество угроз, внутренних и внешних, защиту от которых нужно обеспечить соответствующим службам. В современных условиях немалую роль играет контроль над сохранением данных, особенно когда речь идёт о хранении персональных данных или тем более о гостайне. Утечка подобной информации чревата финансовыми, имиджевыми потерями и, что ещё хуже, возможными конфликтами с законом.
Мы предлагаем ряд решений, обеспечивающих:
- Надежный контроль доступа к копиям (отпечаткам) и документации, а также к информации, хранящейся в электронном виде.
- Соответствие самым строгим требованиям по защите данных в сети и на жёстком диске ПК.
Учет и контроль печати
Прежде чем снижать расходы на печать документации, для начала нужно узнать, сколько, собственно, они составляют. Как показывает практика, учётом таких затрат организации занимаются очень редко, не видя в этом необходимости. Бюджет на содержание техники постепенно растёт, нередко необоснованно. Введение контроля и учёта печати (без угроз и санкций) уже само по себе уменьшает расходы – сотрудники реже используют офисную технику для личных нужд. Причём цифра снижения расходов прилична – до 10–15 %.
Примеры уже реализуемых проектов показали, что сократить затраты на 30–50 % можно с помощью соответствующих мер – оптимизации процесса печати и перестроению парка оборудования, организации контроля над объёмами печати. Специальные решения позволяют регулярно контролировать каждый аппарат и генерировать соответствующие отчёты, которые пересылаются с соблюдением правил безопасности в центральный офис компании, где формируется единая база данных, либо направляются в обслуживающий организацию сервисный центр. Контроль за отчётами даёт возможность своевременно обеспечивать оперативное обслуживание техники, поставку расходных материалов. А это – гарантия бесперебойности делопроизводства.
Организация документооборота
Если предприятие ставит задачу оптимизировать бизнес-процессы, оно неизбежно придёт к необходимости организации электронного документооборота. Мы используем современные системы управления документами, оперативно и правильно (что очень важно!) распознающие, индексирующие и распределяющие по соответствующим категориям как внешнюю, так и внутреннюю документацию.
Управление парком устройств и мониторинг
Раньше представить, что как только заканчивается тонер в принтере, в офис тут же приносят новый картридж, можно было только в фантазиях смелых руководителей и сотрудников. Сейчас это реальность – так называемый проактивный, предупредительный сервис решает задачи и сложнее. Крупным компаниям, где для печати используются десятки единиц техники, важно всегда контролировать состояние каждого устройства. Большую значимость это имеет, когда сбои приносят убытки бизнесу.
Мы используем системы мониторинга оборудования, обеспечивающие заблаговременное поступление информации о состоянии техники. А это гарантирует бесперебойность работы парка устройств. Системы могут контролироваться и администраторами организаций через локальное оповещение, и нашими специалистами через удалённое оповещение.
Управление печатью
Современные решения позволяют настроить печать на конкретных принтерах, задавая определённые настройки. Так, в зависимости от количества страниц, типа задания, категории пользователя, цветности и других параметров можно настроить политику печати, учитывая политики по цене печати, производительности, информационной безопасности и другие задачи любой компании.
5 шагов к оптимизации и удешевлению печати
Как передать печать на аутсорсинг
- Если вы заинтересовались – просто отправьте заявку на передачу печати на аутсорсинг с помощью обратной связи на нашем сайте или по телефону.
- Мы проводим аудит процессов печати в вашей организации. Бесплатно.
- По результатам аудита вы получаете рекомендации и советы по работе печатной техники с оценкой среднего объёма печати и указанием примерного размера среднемесячной оплаты.
- Мы проводим восстановительный (первичный) ремонт перед постановкой техники на покопийное обслуживание (в случае необходимости).
- После подписания контракта вы забываете о расходах на печать и проблемах с ней, сосредоточившись на стратегических направлениях работы организации.
Отзывы клиентов
Общество с ограниченной ответственностью «Бигам»
Директор Бисерова Г.Г.
Особенно хочется отметить высокое качество работы сервисной службы компании «Блэк». Все заявки на обслуживание и ремонт оргтехники выполняются качественно и в срок, доставка расходных материалов происходит своевременно.
ООО «Бигам» доволен качеством поставляемых расходных материалов и уровнем сервисных услуг. В дальнейшем мы намерены продолжать сотрудничество с компанией «Блэк» и можем рекомендовать ее с наилучшей стороны.... развернуть
